如何提高沟通的效率
如何提高沟通的效率
发布时间：2025-05-27 00:07:58
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答案：
现代企业越来越重视响应速度，跨部门的项目型工作也越来越多，这些变化都对沟通提出更高的要求。——提高沟通过程的效率就成了很多管理人员迫切要解决的问题。——很多沟通过程所以缺乏效率是因为发起人在进行沟通时就没有想清楚自己要通过沟通来解决什么问题。——实际上，高效沟通过程往往依赖于沟通前的准备。——发起人首先要认真思考、筹划，搞清沟通内容的特点，根据沟通内容特点选择合适的沟通方式。——不同的沟通方式有不同特点，适合解决不同类型问题。
会议沟通：直接迅速、互动性强，适合解决不确定性强的问题；
邮件沟通：能传送大量信息，允许对方选择合适的时间沟通，适合不紧急、技术型问题；
电话沟通：可随时随地进行，适合紧急不重要的问题。
——管理人员需要熟知各种不同沟通方式的特点、优劣，根据实际情况采取合适的沟通方式。
常见的沟通方式有会议沟通、邮件沟通、软件群沟通、电话沟通等。这些沟通方式没有绝对优劣之分，各有特点，用得恰当就能充分发挥它们的优势，取得好的沟通效率，用的不好，则可能事倍功半。——管理人员在选择沟通方式时，要从自己实际沟通任务出发，选择适合解决问题的沟通方式，而不是固执地采用某一种沟通方法。——沟通的形式不重要，实现沟通目标才是目的。
为了保障沟通效果，管理人员要掌握各种不同沟通方式的特点，熟知它们适用条件。这样才能根据自己面临的沟通问题合理选择适当的沟通方式，以取得好的沟通效果。
提高沟通效率还要努力提高沟通过程的效率。——沟通过程的效率和沟通人数的规模、人员差异程度、利益分歧大小、主持人本身的控制力、具体沟通方式相关。——沟通人数和沟通效率成反比，——人数越多、利益相关方越多，越难达成一致。——一个明显的例子是：这些年世贸组织很难达成突破性的合作规定，造成这种局面不是世贸组织成员的原因，而是客观上他们想达成一致的难度太大。——也正是这个原因，中小企业的沟通往往较容易达成一致，并快速采取行动。
因此，想提升沟通过程的效率，就要特别注意控制沟通的人数和利益相关方的数量。——人与人之间的差异会加大沟通的难度。——研发人员常会觉得销售人员总是很肤浅，什么都是一知半解，不懂装懂；而销售人员总觉得研发人员死脑筋，闭门造车，缺乏对市场的把握。其他部门也有类似的问题，——差异越大，越难理解对方，总感觉对方像个外星人。——差异无法避免，但因为差异而带来的沟通障碍却可以消除。——差异所以会形成沟通障碍往往是因为：沟通双方缺乏相互的了解，所以，一些知名企业都极力提倡跨部门聚会、跨部门午餐，就是希望通过这些活动促进不同部门的员工彼此了解，削弱差异对以后跨部门合作带来的负面影响。——不少大公司还提倡员工轮岗，这种做法一定程度上也能提升跨部门沟通效率。——通过轮岗让员工接触不同的岗位，他们就有可能避免片面从一个角度看问题，更有可能从多个不同角度来思考问题，也更容易理解对方的立场。这种变化将有助于提升沟通过程的效率。——轮岗还有可能让员工突破单一部门经验的局限，站在更高层次上通盘考虑问题。因此，一些管理较完善的大企业往往会有计划地安排一些企业的“希望之星”轮岗，让他们从多个角度接触和熟悉公司的运作。这样做，一方面锻炼了员工，为未来的发展储备人才，一方面也有助于提升跨部门沟通的效率。
利益分歧是影响沟通过程效率的一个重要因素。——由于利益和沟通人息息相关，会议形成的决议不同往往代表着不同的利益分配，所以会导致沟通的各方都努力为自己或自己所代表的团体争取利益。——这种情况下，通过讲道理很难做好沟通。因为在利益面前，尤其是巨大的利益，道理往往是苍白的。
对这种问题，在绩效篇已说过，团队要通过绩效管理统一团队成员的利益。——利益一致了，很多因利益导致的沟通问题就消失了。——对现有的分歧，管理人员也要注意提出合理的利益解决方案，通过协调解决利益分歧为沟通铺平道路。
同样的沟通，由不同的管理人员主持，沟通效果会不同。——这些是由管理人员的控制力决定的。——好的控制力让他们不需要特别的沟通技巧就能从容做好旁人看来难以完成的沟通。——现实管理中不乏这样的案例，——有些深孚众望的领导，他们只要参加了会议，争吵就立刻平息，原本纠缠不清的问题也很快有了决断。而这个过程中，这些领导可能根本没说几句话。——出现这种情况往往是由于这些领导本身的权力尤其是软权力发挥了作用。——有些管理人员觉得自己明明说得有道理——事实清楚、论点清晰，但还是无法有效说服对方。——有时这不是沟通技巧问题，而是主持人权力的问题。——高明的管理人员能根据自己的权力来控制沟通的方式和节奏，——尽可能取得与自己权力相称的沟通成果。因此，对普通管理人员，还是应在平时努力建立自己的权力。——拥有了足够权力将有助于提升沟通效率，进而提升工作效率。——权力是保障沟通效率的一个重要因素，缺乏权力基础，沟通的效率会大打折扣。
